وفيما يلى مثال لتحديد احتياجات بعض المهام:
تحديد الاحتياجات من التدريب
قبل التدريب أثناء التدريب بعد التدريب
دور المدرب - دراسة احتياجات الحركة والهدف منها و طريقتها .
- وضع مشروعات ماقبل التدريب.
- إرسال الاستبيانات .
- تحليل ما يتم إعادته من الاستبيانات .
- استقبال التقييم من قبل المفوض المحلى . - تحديد دور القائد
ومتطلبات الحركة
- تنظيم المشروعات .
- تنظيم طرق المحاكاة.
- إدارة المرشد .
- تقييم الدراسة .
- مساعدة القادة . - تقييم المشاركين .
- تقديم تقرير للمفوضين
- اقتراح الدورات المستقبلية.
دور المفوض - مراقبة القائد .
- مناقشة نوع الدور مع القائد
- تحليل المتطلبات .
- عمل تقرير عن مدير الدورة
- تجهيز القادة للالتحاق بالتدريب
- وضع توقعات واقعية عن محتوى التدريب . - مراقبة و إدارة المشروعات العملية التى يتم تنفيذها أثناء الدورة.
- الدعم . - مراقبة القادة أثناء عملهم فى الوحدة أو مع المجموعة ....الخ
- التفاعل مع تقرير مدير الدورة واقتراحاته .
- تحديد الاحتياجات الجديدة .
دور القائد - تحديد الاحتياجات اللازمة لتطوير المعارف والمهارات والاتجاهات لتحسين مستوى الأداء .
- تحديد الاحتياجات المطلوبة من خلال الاستبيانات أو المشروعات
- مناقشة هذه الاحتياجات مع مفوض الوحدة . - تحليل و توضيح الدور .
- تحديد احتياجات التدريب لأداء دوره .
- دعم الأداء من خلال المشروعات و مباريات المحاكاة .
- توضيح المتطلبات والاولويات .
- تحديد الأهداف الشخصية. - تقييم الدورة و أداء الأفراد.
- غرض الدراسات التى تم دراستها مع الوحدة / المجموعة ... الخ .
- تنظيم المشروعات العملية .
- التقييم الذاتى .
- تحديد الاحتياجات الجديدة .
- تحديد الموارد المعرفية العملية أو الشخصية المتاحة للوفاء بالاحتياجات
- استثمار فرص التدريب الأخرى
مصفوفة تحديد الاحتياجات
عند تنفيذ مشروع داخل المنظمة فإنك تحتاج إلى الحصول على معلومات حول معارف ومهارات واتجاهات العاملين بالمنظمة (وتسمى الاحتياجات)، وخطوات تنفيذ المشروع (وتسمى المهمة)، والاعمال التى سيتم التعامل معها خلال تنفيذ المشروع (وتسمى المحتوى)، وهناك ثلاث طرق أساسية لمعرفة المزيد عن العاملين, المهمة والمحتوى تتعلق بالمشروع.
أ. تعتبر الملاحظة طريقة مباشرة لجمع معلومات تحديد الاحتياجات, إلا أنها قد يشوبها تدخل مشاعر وأحكام الملاحظة الذاتية.
ب. تعتبر المقابلات أسهل طريقة لتحديد الاحتياجات. وقد تكون الاستمارات ومجموعات التركيز أيضاً أساليب فعالة ومؤثرة نسبياً, ولكن ما يقوله لك الناس وما يفعلونه حقاً مختلف, فمن المهم أن يتم التأكد من نتائج المقابلات بالإضافة إلى الملاحظات وتحليل الوثائق.
ج. مراجعة التوثيق, وهي من الطرق الموضوعية لتحديد الاحتياجات, كمراجعة سجلات الموظفين التي يمكن أن تقدّم معلومات مفيدة عن تحديد الاحتياجات، وبالطبع ففى بعض الحالات قد يكون من الصعب أو حتى من المستحيل الحصول على الوثائق المطلوبة.
مصادر المعلومات
نوع المعلومات الملاحظة المقابلات التوثيق
العاملون الملاحظة فى بيئة العمل مقابلة العاملين مراجعة ملفات الموظفين
أو سجلاتهم
المهمات مراقبة الأداء مقابلة الخبير
أومؤدّين آخرين مراجعة الوصف الوظيفى بيانات السياسة وتقارير المشاكل
المحتوى/المضمون ملاحظة المخرجات مقابلة صانعى القرار أو المديرين مراجعة خطط العمل